初めてでも安心！電話マナーの基本をマスターしよう

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電話は、ビジネスシーンだけでなく、日常生活でも多く利用されるコミュニケーションツールです。しかし、いざ電話を受けたりかけたりするとなると、緊張してしまい、適切な対応ができずに困ってしまう方もいるのではないでしょうか。

この記事では、電話の基本的なマナーについてわかりやすく解説します。この記事を読めば、初めて電話対応をする方でも、自信を持って電話をかけることができるようになるでしょう。

1. 電話を受ける際の基本マナー

電話が鳴ったら、3コール以内に受話器を取りましょう。慌てず、ゆっくりと深呼吸をしてから、「はい、〇〇（会社名）です。〇〇（自分の名前）です」と、明るく元気な声で応答します。

相手の会社名や部署名、お名前をしっかりと聞き取り、「〇〇様ですね。ありがとうございます」と、復唱することで、相手への敬意を示しましょう。用件を聞く際は、「どのようなご用件でしょうか？」と、丁寧に尋ねます。

電話をかける前に、事前に用件を整理しておきましょう。用件を簡潔にまとめることで、スムーズな会話に繋がります。かける時間帯は、相手が忙しい時間帯を避けるようにしましょう。

電話が繋がったら、「〇〇株式会社の〇〇と申します。〇〇様がいらっしゃいますでしょうか？」と、はっきりと名乗ります。用件を伝える際は、結論を最初に述べ、その後、詳細を説明すると、相手にも伝わりやすいでしょう。

電話応対では、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。「はい」「いいえ」などの言葉だけでなく、「ありがとうございます」「申し訳ございません」など、感謝の言葉や謝罪の言葉を適切に使いましょう。

また、「もしもし」という言葉は、カジュアルな場面では問題ありませんが、ビジネスシーンでは避けるようにしましょう。「はい、〇〇（会社名）です」と、会社名から始めるのが一般的です。

電話応対のシミュレーションをすることで、実際の電話対応に備えることができます。例えば、「担当者が不在の場合の対応」「クレーム対応」など、様々なシチュエーションを想定して、どのように対応すればよいかを考えてみましょう。

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笑顔を意識することで、声のトーンが明るくなり、相手にも好印象を与えます。また、周りの音を遮断し、集中して会話に臨みましょう。メモを取ることで、重要な情報を聞き漏らすのを防ぐことができます。

電話は、相手の顔が見えないコミュニケーションツールだからこそ、言葉遣いや態度が相手に与える印象は大きいです。この記事で紹介した基本的なマナーを参考に、自信を持って電話対応に臨みましょう。